Gestión de Proyectos en Marketing y Comunicación
En marketing es indispensable establecer una gestión de proyectos que permita optimizar el tiempo. Así cómo los recursos empleados, al mismo tiempo que se minimicen los errores.
En este sentido, es esencial entender que un proyecto es un esfuerzo definido orientado a alcanzar un resultado deseado. Para lograrlo se determina de manera previa el inicio y culminación de las actividades.
Luego, se asignan determinadas actividades al personal calificado para llevarlas a cabo con eficiencia.
Todo esto, con miras a la obtención de un objetivo específico en función del plan estratégico que tenga fijado la organización.
Una vez concretado el proyecto, la gestión se define como la manera idónea de alcanzar estos objetivos.
Esta gestión de proyectos en marketing proporciona a la empresa visibilidad y mejora el porcentaje de las ventas.
De acuerdo con cada sector o empresa, se aplican métodos de gestión de proyectos. En ellos se puede basar la estrategia a utilizar por la empresa para obtener un resultado exitoso.
Algunas técnicas colocan el énfasis en el proceso, otras requieren alcanzar objetivos en un tiempo límite o disponer de una reacción rápida ante la competencia.
Metodologías más conocidas en la gestión de proyectos en marketing
Gestión predictiva
Se trata de uno de los modelos de gestión más tradicionales. Por ello el mayor valor se centra en los procesos y en partir de una detallada planificación.
De acuerdo a este contexto se secciona todo el proyecto, al dividirlo en procesos que deben ser ejecutados en secuencia.
Este caso, la continuación de una tarea va a depender en todo momento de la culminación de las anteriores, hasta alcanzar los objetivos deseados.
La gestión predictiva se planifica el proyecto en todas sus etapas con una participación esencial del cliente en las fases iniciales.
Metodología agile (AGILE MARKETING)
En la gestión de proyectos de marketing y comunicación la metodología está basada en unas técnicas específicas de auto organización. Así como, repetición a partir del cliente.
Se trata de un sistema que resulta la solución ideal para los proyectos que pueden o necesitan sufrir algunos cambios en su ciclo vital.
En este caso la agilidad permite efectuar rectificaciones, Y cambios oportunos en las prioridades, de acuerdo con los resultados que se van observando en su desarrollo.
Esta habilidad permite en el desarrollo del proyecto mejorar la experiencia del cliente, que se mantiene involucrado en cada una de las partes del proceso.
En marketing goza de gran aceptación debido a la necesidad constante de entregar resultados, al tiempo que permite mejorar la experiencia del cliente.
La anticipación a los cambios, por otra parte, permite cierta flexibilidad y la facilidad de poder tomar los correctivos necesarios si existe alguna desviación.
Metodologías que conforman el agile marketing
De acuerdo con la inmediatez de los resultados esperados o el progreso deseado en el flujo de trabajo, entre otros aspectos la organización implementa determinada metodología.
Scrum
Es favorable cuando se requiere obtener resultados en un corto periodo de tiempo. En estos casos la productividad y la innovación tiene un papel primordial.
Aquí se organizan las tareas pendientes de acuerdo con su prioridad y se asigna al responsable, con un tiempo determinado de entrega de resultados.
Es útil en caso de que se requiera contar con una rápida reacción ante la competencia. O para detectar posibles fallos que ocasionan retrasos del proyecto.
Kanban
Si se requiere obtener una mejora sustancial en la comunicación y fluidez de trabajo esta metodología es la indicada.
la organización. En ella se secciona todo el proceso en varias partes que van a estar por entero delimitadas. En este caso es esencial comenzar y culminar una tarea por completo antes de dar inicio a otra.
Un factor significativo en la organización que utiliza esta metodología es la visualización de todo el proceso.
Para lograr esta visualización constante se utiliza un orden con paneles y tarjetas que muestran cada fase del proceso.
De manera adicional, es necesario que los integrantes perciban la necesidad de tener apertura a los cambios. Tambien comprenda que estos cambios proporcionan la obtención de los objetivos.
Extreme Programming
Se trata de técnicas usadas de manera amplia en el desarrollo de software relacionados con acciones de marketing.
El acento en este modelo está en la flexibilidad que les permite ser previsivos ante los cambios, inevitables en el desarrollo de los procesos.
Se basa en valores como la simplicidad, que permite agilizar el mantenimiento, la comunicación. Asimismo una constante retroalimentación con el cliente en todo el estado del proyecto.
Coloca el énfasis en la planificación supervisión y control en cada fase y la adaptación con roles y responsabilidades bien definidos, siempre orientado al producto.
Cadena Crítica (CCPM)
Se trata de un novedoso método de gestión de proyectos que se aplica a la planificación. Es un modelo nuevo, su aparición se remonta a menos de 30 años.
En este caso, el énfasis se coloca en los recursos de los que dispone la organización para la ejecución de las tareas.
Al principio, se identifican los obstáculos que se presentan y se establece un orden de prioridades de los objetivos a ejecutar dentro de la organización.
Así es como, en el CCPM o Critical Chain Project Management el éxito lo apoyan en la entrega de tareas en plazos determinados. Tareas que deben ser realizadas con ahorro de recursos y disminución de los riesgos.
Sugerencias que ayudan a optimizar la gestión
Flexibilidad
En este sentido, la planificación agile permite alcanzar la flexibilidad necesaria al crear las distintas fases del proyecto o unidades de trabajo.
Define los procesos y establece los tiempos de ejecución
En una gestión de proyectos es vital establecer con claridad todos los procesos. También que cada uno de los participantes conozcan los tiempos establecidos para la ejecución de cada una de las tareas.
Archivos compartidos
El compartir los documentos, gráficos o imágenes necesarias para la ejecución del proyecto garantiza la disponibilidad para todos los integrantes involucrados en las distintas fases. Permite de esta manera alcanzar una mayor velocidad en todos los pasos.
Establece diversos flujos de trabajo
Resulta esencial cuando se desea alcanzar el máximo potencial de crecimiento.
Soluciones que ofrece la gestión de proyectos
El beneficio fundamental que se obtiene al implementar una eficaz gestión de proyectos está en alcanzar soluciones efectivas en la realización de las tareas.
La ejecución de acciones que se desarrollen de acuerdo con una ajustada planificación logra la proyección exitosa de la organización en función del plan estratégico.
Es por esta razón que una gestión de proyectos satisfactoria permitirá a la organización garantizar el alcance de sus objetivos trazados en la planificación estratégica.
Cada una de las actividades del marketing y la comunicación tienen la posibilidad de ser llevadas a cabo como un proyecto, concatenado a una planificación.
En este sentido, en el desarrollo de una gestión de proyectos existe un resultado esperado que cuenta con un inicio y un fin establecidos.
Se trata de una estructurada división de tareas a las que se le han asignado recursos materiales y humanos. Esta estructura cuenta con un periodo establecido con anticipación para su completo desarrollo.
Por último, va a depender de la organización y sus necesidades particulares el adoptar una metodología o combinación de ellas para alcanzar el éxito.
